OCR für die
Rechtsbranche

27. Mai 2024
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    Eine speziell für die Rechtsbranche entwickelte OCR kann in jedem Unternehmen oder jeder Organisation, die Tag für Tag eine große Anzahl von Aufzeichnungen und Dokumenten bearbeitet, eine große Hilfe sein.

    Die Welt des Rechts umfasst endlose Beweisstücke, vertragliche Vereinbarungen, Papierarbeit und Rechtsunterlagen.

    Es kann schwierig sein, diese Dokumente zu navigieren, weshalb Anwaltskanzleien mit Zeiten der Ineffizienz zu kämpfen haben. Der Einsatz von OCR-Technologie beschleunigt Dinge jedoch und macht jedes Dokument textdurchsuchbar.

    In der Vergangenheit verbrachten Juristen Stunden damit, jede Zeile in einem Dokument durchzugehen, um bestimmte Details zu finden. Dies war eine mühsame, frustrierende Arbeit, die unnötig viel Zeit in Anspruch nahm. Jetzt genügt die Eingabe von Suchworten auf der Tastatur, um das zu finden, wonach Sie suchen.

    Verwenden Sie OCR, um die Vorschriften rund um die E-Discovery zu handhaben

    Bei E-Filing-Prozessen gibt es strenge rechtliche Standards, die mit Hilfe der OCR-Technologie leicht eingehalten werden können.

    Städte wie Dallas, San Diego und Florida haben sich die Zeit genommen, Vorschriften zu erlassen, die E-Filings verpflichtend machen. Das bedeutet, dass jedes eingereichte Dokument durchsuchbaren Text haben muss. Außerdem muss das Dokument eine bestimmte Größenbeschränkung erfüllen, was bedeutet, dass es vor dem Versand komprimiert werden muss.

    Es kann schwierig sein, dies manuell zu tun, weshalb OCR-Software wie ein Zauber wirkt. Sie kann die Dokumente nahtlos komprimieren und Uploads zu einem Kinderspiel machen.

    OCR ist mehr als nur eine Möglichkeit, E-Discovery-Standards zu verwalten, sondern auch eine Möglichkeit, das Durchsuchen von Dokumenten zu erleichtern.

    OCR für die Implementierung in der Rechtsbranche

    Jede OCR kann auf vielfältige Weise in Ihre Anwaltskanzlei integriert werden. Wenn Sie sich jedoch für die Implementierung eines spezialisierten OCR-Systems für juristische Zwecke entscheiden, erlangen sie noch weitere Vorteile.

    Sie erhalten eine Textsuchbarkeit für alle Ihre juristischen Dokumente, und dies wird die Arbeit in Ihrer Kanzlei viel einfacher machen. Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie OCR in Ihrer Anwaltskanzlei implementiert werden kann.

    • Sie können jedes bereits vorhandene Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit der enthaltenen halbautomatischen oder vollautomatischen OCR-Plattform verwenden. Diese Art von System ermöglicht es Ihnen, Aufzeichnungen und Dokumente zu speichern, zu archivieren und zu verwenden. Ein damit verbundener Nachteil ist, dass nicht in jeder Dokumentenmanagement-Software die OCR-Funktionalität gleich integriert ist.
    • Moderne Büroscanner haben proprietäre OCR-Anwendungen integriert, die Aufzeichnungen und Dokumente sofort nach dem Scannen durchsuchbar machen. Aber die Wahrheit ist, dass dieser Ansatz nur OCR-Papiere erfasst, die von Ihnen gescannt wurden, und nicht diejenigen, die Ihnen zugeschickt werden und die an anderer Stelle gescannt wurden.
    • Sie können eine eigenständige OCR-Anwendung eines Drittanbieters verwenden, indem Sie diese auf dem Desktop-Computer jedes Mitarbeiters installieren und Richtlinien für die Durchführung der OCR für jede Seite des Dokuments festlegen. Die Herausforderung bei diesem Ansatz kann darin bestehen, dass die Mitarbeiter sicherstellen müssen, dass die OCR für jeden einzelnen Datensatz durchgeführt wird, jedes Mal und ohne Ausnahme.

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